Budżet Społecznego Komitetu, Oddziału Powiatowego i Zarządu Wojewódzkiego
BUDŻET
Tworzenie budżetu SPSM wiąże się ze strategią kreślenia planów na rok 2010. Budżet powstanie w wyniku pracy zespołu terytorialnych, statutowych jednostek SPSM.
Stowarzyszenie będzie pracować według opracowanego rocznego budżetu. Nie możemy działać spontanicznie, kreśląc wąskie programy działań.
Zarządzanie stowarzyszeniem związane jest z uzyskaniem informacji o zamierzeniach, ich analizą i podjęciem decyzji, które zapewnią ciągłość naszych działań.
Kończymy ćwierćwiecze naszych działań na rzecz rozwoju edukacji.
BUDŻET ROCZNY
Budujemy na podstawie wiedzy o naszych przychodach i kosztach działań.
Wiemy jak znaczne są koszty administracyjne naszych poczynań. W składanych projektach grantowych koszty administracyjne, jako pośrednie, stanowią ważną część zamierzeń.
Wiedza o budżecie całkowitym, jest szczególnie użyteczna w momencie poszukiwania źródeł finansowania.
Wkład własny musi być rozpisany we wszystkie projektowane działania. Znając nasze możliwości, szukając źródeł finansowania, dokładnie musimy znać oczekiwania grantodawców.
Kierując dzisiaj apel o zespołową pracę nad budżetem, wiemy że skonstruowany zostanie właściwie w skutek zespołowej pracy wszystkich naszych Jednostek Terenowych.
OD CZEGO ZACZĄĆ PRACE NAD BUDŻETEM
Wszystkie nasze działania, zacząć powinniśmy od budżetu skonstruowanego dla całego naszego stowarzyszenia. Praca nad budżetem idzie równolegle - budżety Społecznych Komitetów i Zarządów Powiatowych Stowarzyszenia utworzą budżet całkowity SPSM.
Rozpocząć musimy od policzenia kosztów stałych (administracyjnych i wynagrodzeń).
Decyzje strategiczne i wyznaczenie najważniejszych celów to praca Zarządu Wojewódzkiego Stowarzyszenia.
W nowym budżecie przyjmiemy działania kontynuowane, wyznaczymy nowe, stwierdzając jakie zasoby materialne i osobowe są do tego potrzebne. Potrzebna jest analiza sprzętu, którym dysponujemy i nakreślenie jego potrzeb do planowanych działań.
Realizowane projekty są powiązane z wynagrodzeniami za wykonane prace.
JAK UTWORZYMY BUDŻET?
W zapisach statutowych wyznaczyliśmy skarbników poszczególnych struktur. Zbierając sprawozdania z działalności w roku ubiegłym zebraliśmy sprawozdania przygotowane mniej lub bardziej profesjonalnie. Koszty administracyjne i osobowe powinny planować osoby zarządzające finansami poszczególnych struktur.
W statucie mamy precyzyjne zapisy dotyczące odpowiedzialności poszczególnych osób, za tą część naszej działalności. Budżet zatwierdzą Zarządy ciał statutowych.
Zawsze powinna być realizowana zasada podziału odpowiedzialności w pracy stowarzyszenia, w tym również w planowaniu budżetu i w jego realizacji.
Wprowadzenie dobrych praktyk ułatwia sprawozdawczość i czytelność w sposobie wykorzystania środków, które organizacja pozyskała.
Budżet naszej organizacji jest dość prosty. Podstawowym narzędziem wykorzystanym w budżetowaniu jest arkusz kalkulacyjny (np. excel). Jego szablon dobrze jest przygotować, zanim rozpoczniemy pracę nad wprowadzaniem danych do projektu budżetu.
Warto zaprojektować w plikach, testy sprawdzające czy wprowadziliśmy poprawne dane. Format budżetu powinien zawierać podstawę kalkulacji, również dlatego aby osoby weryfikujące budżet, wiedziały jak zostały skalkulowane poszczególne pozycje.
Koszty w budżecie to koszty osobowe, administracyjne i merytoryczne. Jest rzeczą oczywistą , że pokrycie naszych działań musi być oparte o spodziewane przychody.
Ograniczenie kosztów i pozyskanie środków wyznacza możliwość przeprowadzenia większych lub mniejszych zamierzeń programowych. Tworząc budżet roczny zbudujemy go w oparciu o miesięczne koszty naszych działań. Koszty stałe są zwykle jednorodne ale musimy pamiętać o ich wzrostach.
Miesięczne planowanie kosztów jest istotne z punktu widzenia planowanych przepływów finansowych. Pokazuje dynamikę wykonania budżetu i skłania do modyfikacji zaplanowanych działań.
TWORZENIE BUDŻETU
1. Analizując dotychczasowe koszty, kontynuujemy nakreślone przez nas działania albo z nich rezygnujemy.
2. Nowe zadania planujemy przeglądając ceny rynkowe usług. Warto pamiętać, że wynagrodzenia kalkulujemy w pełnej wysokości ponoszonych kosztów. Umowa o pracę brutto 1.200,00 zł kosztuje o około 20% więcej. Posłużyliśmy się tym indywidualnym przykładem, żeby przedstawić pracę nad projektami budżetowymi.
3. Jako stałe planujemy koszty czynszu, energii, opłat pocztowych i telefonicznych.
4. Projekt budżetu powinien również przewidywać koszty ubezpieczeń, konserwacji i naprawy posiadanego sprzętu.
OSTATECZNY BUDŻET ORGANIZACJI
Projektując zadnia musimy mieć zawsze na uwadze, różnicę przychodów i kosztów. Ich wynik dodatni spokojnie pozwoli nam realizować i monitorować realizację budżetu. Proces planowania budżetu rozpocznijmy we wrześniu, ze względu na jego czasochłonność.
Tak jak w roku ubiegłym, skierujemy do Zarządów Społecznych Komitetów i Zarządów Powiatowych, pisma o terminowe złożenie sprawozdań z pracy tych jednostek.
Renata Chmielewska - Biuro SPSM
